رسائل الاستشارات والتذكيرات

تصل رسائل الاجتماع إلى العميل، ويمكن أيضًا أن تصلك بصفتك المنظّم إشعارات تختارها بنفسك. فما يستلمه العميل وتفضيلاتك الخاصة إعدادان منفصلان.

ما الذي يستلمه العميل؟

بحسب مرحلة الحجز، قد يستلم العميل رسالة تطلب منه تأكيد حجزه، أو تأكيدًا للحجز، أو إشعارًا بتغيير الموعد، أو بتغيير تفاصيل الاجتماع، أو بالإلغاء. ومن دفع ثمن استشارة ولم يختر موعدها بعد، قد يستلم رسالة تخبره بالخطوة التالية.

تتضمن الرسائل تفاصيل الاجتماع والرابط المناسب لإدارة الحجز، فلا حاجة إلى لصق الرابط الخاص بكل عميل في القالب يدويًا. ولا تنشر هذه الروابط الخاصة على أي صفحة أو في أي حملة.

فعّل التذكيرات

1. افتح المبيعات (Sales) ← التقويم (Calendar) ← إعدادات الاستشارات (Consultation settings) واختر المنتج.
2. افتح قسم إشعارات البريد الإلكتروني (Email notifications).
3. في قسم التذكيرات (Reminders)، اختر قبل الاجتماع بـ24 ساعة (24 hours before the meeting) أو قبل الاجتماع بساعة (1 hour before the meeting) أو الخيارين معًا.
4. احفظ التغييرات.

تنطبق التذكيرات على الاجتماعات القادمة. ولا تَعُدّ تحديد الخيار دليلًا على أن رسالة بعينها قد أُرسلت بالفعل، فيمكنك معرفة حالتها من السجل.

عدّل نص الرسائل الموجهة إلى العملاء

انقر تعديل رسائل العملاء (Edit customer emails)، أو انتقل إلى الإعدادات (Settings) ← رسائل العملاء (Customer emails) ثم إلى قسم رسائل الاستشارات. اختر نوع الرسالة، وعدّل الحقول المتاحة، وراجع المعاينة قبل الحفظ.

تُضاف تفاصيل الحجز والرابط الآمن تلقائيًا. ولا ينبغي أن يوحي تغيير التصميم أو المقدمة بتاريخ أو سعر أو قواعد تختلف عمّا هو محفوظ في الحجز. ولا تكتب موعد اجتماع بعينه بشكل ثابت في نص قالب مشترك.

اختر الإشعارات التي تصلك

في إعدادات الاستشارة، راجع خيار إرسال بريد إلكتروني إلى المنظّم (Send email to organiser). ثم افتح تفضيلاتك العامة من إشعارات البريد الإلكتروني الخاصة بي (My email notifications)، واختر الرسائل المتعلقة بالحجوزات والتغييرات والإلغاءات.

تراعي heyhey مستويَي الإعدادات كليهما. فإيقاف الرسائل التي تصلك أنت لا يعني إيقاف المعلومات التي يحتاجها العميل لإدارة حجزه.

راجع سجل رسائل البريد الإلكتروني

في المبيعات ← التقويم ← سجل رسائل البريد الإلكتروني (Email history) ترى نوع الرسالة والمستلم ووقت الإرسال وحالته. تعرض المعاينة محتوى الرسالة، ومجرد فتح المعاينة لا يرسل شيئًا.

• الرسالة التي حالتها بانتظار الإرسال (waiting to be sent) لم يتأكد إرسالها بعد.
• حالة «أُرسلت» لا تضمن وصول الرسالة إلى صندوق الوارد الرئيسي لدى المستلم، لذا يُستحسن التحقق من مجلد الرسائل غير المرغوب فيها (Spam) أيضًا.
• إذا فشل الإرسال أو توقف، فتحقق من الأمر قبل إعادة المحاولة، لأن المستلم ربما استلم الرسالة بالفعل.

«تم إلغاء الحجز (Booking cancelled)» اسم للحدث. وقد تظهر بجانبه حالة انتظار تخص الرسالة، لا الاجتماع نفسه.

عند ظهور مشكلة، دوّن اسم الاستشارة وتاريخ الاجتماع وحالة الرسالة. اطّلع على الأسباب المحتملة أو تواصل مع الدعم.