تغيير موعد الحجوزات وإلغاؤها

يستطيع كل من العميل والمنظّم إدارة موعد الحجز، لكن الخيارات المتاحة لكل منهما ليست متطابقة دائمًا. فأنت تحدد قواعد العميل في إعدادات الاستشارة، ويمكنك بصفتك المنظّم التعامل مع الحالات الاستثنائية من تفاصيل الاجتماع.

حدّد مهلة للتغييرات

في المبيعات (Sales) ← التقويم (Calendar) ← إعدادات الاستشارات (Consultation settings) ← قواعد الحجز (Booking rules)، ابحث عن حقل مهلة تغيير الموعد أو الإلغاء (Reschedule or cancel no later than)، وهو عدد الساعات قبل بدء الاجتماع. فالقيمة 24 مثلًا تعني أن العميل يستطيع تغيير الموعد أو إلغاءه بنفسه حتى 24 ساعة قبل البدء.

يرى العميل هذه القواعد عند الحجز. لذا حدّدها قبل مشاركة عرضك، وتحقق مما يراه العميل. ولا تَعِد في الوصف بمرونة لا تسمح بها إعداداتك.

ما الذي يستطيع العميل فعله؟

يفتح العميل رابط إدارة الحجز من رسالة الحجز التي استلمها. وخلال المهلة المسموح بها، يمكنه اختيار موعد آخر متاح أو إلغاء الحجز. أما بعد انقضاء المهلة التي يستطيع فيها التغيير بنفسه، فعليه التواصل معك.

يرتبط الرابط بحجز محدد، وهو رابط خاص. فلا تشاركه مع عملاء آخرين، ولا تضعه في أي مواد عامة.

كيف يغيّر المنظّم الموعد؟

1. افتح المبيعات ← التقويم.
2. انقر الاجتماع الذي تريد تغييره.
3. اختر تغيير الموعد، ثم حدد موعدًا بديلًا متاحًا.
4. راجع التفاصيل الجديدة قبل التأكيد.

قد يؤدي تغيير تفاصيل الاجتماع إلى إرسال إشعار إلى العميل. وعند تعديل المكان أو الرابط، اقرأ أيضًا الرسالة الظاهرة في النموذج، فهي ليست مجرد ملاحظة داخلية.

إذا طلب النموذج سببًا للخروج عن القواعد، فاكتب سببًا موضوعيًا لا يتضمن معلومات سرية. واستخدم وسيلة التواصل المعتادة مع العميل للاتفاق على التفاصيل، فكتابة السبب لا تغني عن الاتفاق معه على التغيير.

الفرق بين الإلغاء واسترداد المبلغ

إلغاء الحجز لا يعيد المبلغ إلى العميل تلقائيًا. ففي الاستشارة المدفوعة، يتيح الإلغاء للعميل أن يختار موعدًا من جديد للاجتماع الذي دفع ثمنه.

إذا اتفقت مع العميل على استرداد المبلغ، فراجع الطلب وعالج الاسترداد بشكل منفصل لدى مزوّد الدفع. ولا تفترض أن النقر على إلغاء الحجز (Cancel booking) قد أنهى الجانب المالي أيضًا. وبعد الاسترداد، تحقق من حالة الطلب ومن وصول العميل، بدلًا من منحه اجتماعًا إضافيًا دون تحقق.

انتهاء الاجتماع وعدم الحضور

تسجيل الاجتماع على أنه مكتمل أو أن العميل لم يحضر يوثّق ما انتهى إليه الاجتماع، وهو يختلف عن إلغاء الحجز أو استرداد المبلغ. فاختر الحالة التي تطابق ما حدث فعلًا.

بعد إجراء التغييرات، راجع تفاصيل الحجز وسجل رسائل البريد الإلكتروني. العودة إلى أدلة التقويم.